¡ANALISTA, QUIERO UN INFORME!

Habitualmente el proceso de análisis finaliza con la emisión de un informe de carácter escrito. La falta de calidad de dicho informe puede significar la ruina de un buen proceso de inteligencia, e incluso de un gran trabajo de campo o de obtención y gestión de fuentes. Además, un informe que no se ajuste a las necesidades del decisor o de quien paga por el mismo (en cuanto a estilo, contenidos, extensión, etc.) difícilmente conseguirá sus objetivos.

No pretendo señalar, porque no tengo capacidad para ello, cómo debe ser un informe. Además, siguiendo la dinámica de este blog, no me estoy refiriendo a informes de un servicio de inteligencia, sino a la fase final de un proceso o una metodología de organización de un trabajo de apoyo a la toma de decisiones. Recordemos que Inteligencia no es sólo una estructura orgánica orientada a la Seguridad Nacional. También es un proceso, útil en muchos campos, es una metodología o disciplina, y es un producto.

No pretendemos entrar en este post en la tipología existente de informes de inteligencia como pudieran ser las notas informativas, el Request for Information (RFI), INTSUM, INTREP, SUPINTREP, etc. Sin perjuicio de abordar dicha cuestión en futuras entradas, en este momento inicial nos centraremos en una tipología de informe “modelo”, que puede servir para salir del paso y ajustarse a distintas necesidades y objetivos, tanto en funciones de inteligencia, análisis, prospectiva, y válido para el mundo empresarial.

La tipología propuesta, flexible a gusto del consumidor, tendría elementos comunes a la Nota informativa. Algunos de los análisis de Stratfor siguen un sistema similar. También lo vemos reflejado en los llamados Assesment.

Estructura propuesta (separando cada una de las partes claramente):

1.- Identificación del documento (numeración, fecha, asunto o tema).
El título debe ser atractivo.

2.- Resumen/síntesis/conclusión. Se recomienda encarecidamente comenzar por la conclusión, expuesta de manera resumida, concreta, clara. El resto del informe irá orientado a argumentar de manera estructurada esa conclusión. En informes breves aconsejaría incluso resaltar esas frases, por ejemplo en negrita. Máximo 10 líneas.

3.- Hechos. Descripción pormenorizada de un asunto. Consejos:
–    Evitar lenguaje literario.
–    Lenguaje sencillo. Frases breves.
–    Redactar en forma impersonal.
–    Evitar la voz pasiva.
–    Pensar en el destinatario, en su disponibilidad de tiempo.
–    Características clave: claridad, precisión, concreción y objetividad.
–    Evitar generalizaciones: muchos, pocos, algunos…bueno, malo,…
–   No incluir opinión. Ojo con el uso de adjetivos que siempre incorporan carga de opinión y sesgos.
–    Acrónimos. La primera vez se pone nombre completo y acrónimo entre paréntesis. Después ya basta con el acrónimo.

4.- Valoración. Consiste en la argumentación, proceso de pensamiento, que nos lleva a las conclusiones del informe. Puede además incluir una prospectiva sobre qué sucederá en el futuro, repercusiones, ventajas e inconvenientes.
–    Para contribuir a su diferenciación de la parte de hechos en ocasiones se utiliza la letra cursiva para las valoraciones y análisis.
–    Es posible la inclusión de imágenes, gráficos y mapas. Es más, cada vez es más habitual y eficiente incorporar elementos multimedia. Sin abusar y siempre y cuando contribuya a eliminar literatura o explicaciones “cansinas”.
–    Si el informe es periódico y va incorporando nuevos elementos, por ejemplo con carácter semanal, mensual, etc., se suele utilizar letra en color azul para lo nuevo.
–    Construcción de párrafos. Cada uno comienza con la idea fuerza. El resto de frases del mismo trata de argumentar esa idea.
–    Los párrafos deben seguir una estructura lógica y argumentativa.

5.- Conclusiones. Muy concretas y que respondan al motivo del informe, a la necesidad a satisfacer. Aunque en ocasiones se señale que el analista  no propone, sólo valora, lo cierto es que en multitud de organizaciones se agradece la incorporación de propuestas una vez analizada la problemática. Ya será cuestión del decisor adoptar la que considere más conveniente.
–    Algunas consideraciones sobre la probabilidad adjudicada al acaecimiento de algún hecho. Multitud de tablas existentes. Una fórmula más o menos simple:
o    Posible: en torno al 50%. No hay certeza de que ocurra.
o  Probable: en torno al 70%. Hay razones para creer que ocurrirá. Siempre hay que razonarlo.

El informe ideal: 1 página. Este modelo propuesto sirve para informes entre 1-3 páginas.

Cuando se trata de estudios más profundos se aconseja comenzar con un INFORME EJECUTIVO, que tendría el formato anterior. A continuación ya se podría incorporar todo el documento con el contenido habitual: Introducción, Objetivos, Metodología, Conclusiones, Bibliografía, Anexos, Índices…

Si el informe es muy técnico debería incluir un Glosario.

Más información en la entrada de este Blog dedicada a la EXPRESIÓN ESCRITA.

NOTA: insisto en que estos consejos no tienen carácter académico. Haz los informes como convengan al estilo de la organización, o del jefe. Cada empresa y cada jefe es un mundo. Aquí únicamente expongo una simplificación práctica.

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